レンタルスペースの運営代行会社とは？業務範囲や費用感、委託時の注意点

＜2021年9月16日配信＞

【目次】

レンタルスペースとは

レンタルスペースとは、15分や1時間など短時間から借りることができるスペースのことを指します。最近では、会議室、撮影スタジオ、サロン、ダンススタジオ、講演会場など様々なタイプのレンタルスペースをスマホで簡単に予約でき、法人個人問わず多くの方々に利用されるようになりました。

※シェアオフィスやコワーキングスペースで見られるオープンスペースとは異なり、レンタルスペースは個室であることが一般的です。

レンタルスペースを運営する事業主は、業界内では「ホスト」と呼ばれ、不動産オーナーや不動産管理会社、不動産を賃貸しレンタルスペースとして貸し出すサラリーマンなど、様々なホストがレンタルスペースを運営しています。

コロナ禍の影響により起きた、ソーシャルディスタンスの確保、3密の回避、リモートワーク・テレワークの普及等の行動変容により、ますます個室の需要が高まり、レンタルスペースの利用数は増加を続けています。

レンタルスペース運営を始める

レンタルスペースの立ち上げ・運営にあたり必要な業務内容は以下の通りです。

▼立ち上げ業務

レンタルスペースを運営しても良い物件であるかどうかを確認
どのようなタイプのレンタルスペースにするか調査、企画
スペースのレイアウト、デザインを考え、什器備品を購入
スペースに什器備品を搬入・設置
防犯カメラを設置
ゲストへの利用案内マニュアル・注意事項などを通知する資料を作成
ゲスト集客のための各マッチングプラットフォームにスペース情報を掲載
自社予約サイトを構築
清掃スタッフを採用or任命
電話、メール対応スタッフを採用or任命
運営開始

最寄駅の乗降客数が10万人を超えるエリアであれば、ある程度どのようなタイプでも一定の需要を見込めます。一方、最寄駅から徒歩15分以上かかる、郊外にある、狭い物件等の物件については、どのようなタイプであればゲスト利用を獲得できるか調査が必要です。

マッチングプラットフォームには、全国のレンタルスペース情報が掲載され、ゲストはその中から希望のスペースを選び、予約・決済します。代表的なサービスとして、SPACE MARKET（スペースマーケット）、Instabase（インスタベース）が挙げられます。

▼運営業務

ゲストからの電話、メール問い合わせ対応
清掃
備品の補充
破損・汚損時の補修
トラブル対応
売上集計
マッチングプラットフォームの情報修正

ゲストからの問い合わせ数は、運営するスペースタイプにより異なりますが、利用人数が多いほど問い合わせ数は増える傾向にあります。パーティースペースのような設置している備品（例えば調理器具、調味料、カトラリーなど）が多岐にわたる場合は「たこ焼きパーティーをしたいのですが、お皿は何枚ありますか？竹串はありますか？」といった細かく具体的な問い合わせが多くなります。

レンタルスペースは多い日には、1日4〜5組のゲストに利用されることもあり、様々なトラブルが発生します。ホストはその都度、現場へ向かい対応する必要があります。

例）

テーブルを移動しようとしたら、倒れて、ガラス天板を割ってしまった
トイレが詰まり、水が流れない
鍵をエレベーター入り口の隙間に落としてしまった

レンタルスペース
運営代行会社とは

運営代行会社とは、これらのレンタルスペース立ち上げ・運営にかかる業務をワンストップで代行する会社のことです。ホストとしての業務を代行会社に丸投げできるので、自主運営とは異なりオーナーはほとんど何もせずともレンタルスペースを運営することが可能です。

▼運営代行会社に委託するメリット

代行会社のノウハウに頼ることができる
自分でゲストからの問い合わせに対応しなくて済む
清掃、緊急対応など現場での作業も委託できる
ゲストからのクレームに対応してくれる

▼デメリット

代行会社の運営ルールに則らなければならない
売上の入金までタイムラグがある
代行会社が対応可能なマッチングプラットフォームにしか掲載できない
オーナーはマッチングプラットフォームにログインできない
（賃貸の場合）近隣住民、管理会社、組合の対応までは委託できない

代行会社の
委託手数料相場

委託手数料の費用感については、売上の10%程度が相場です。

※10%とは別にマッチングプラットフォームの手数料がかかります。

例えば、月間売上が30万円だった場合でおおよその費用を見てみましょう。

代行手数料　3万円（=30万円×10%）
マッチングPF手数料　9万円（=30万円×30%）
光熱費・Wi-Fi 1万円

===================

費用合計　13万円
粗利　17万円

※仮に賃貸で運営した場合は、費用に賃料が追加されます。

委託時の注意点

レンタルスペースの運営業務を代行会社に委託しようとする際、注意して確認すべき点は2点です。

契約期間の縛りが長く、解約違約金が設けられている
代行会社と相性が合わない

▼契約期間の縛りが長く、解約違約金が設けられている

当然のことですが契約期間の縛りは短く、解約違約金がない代行会社が理想です。レンタルスペースの収益性は、最近であればコロナウイルスによる行動制限の影響や季節性、近隣の競合スペース有無など様々な要因で変動が起きます。

「近隣に競合スペースが増えて、収益が悪化し、回復の見込みもないが、契約期間の縛りがあり撤退できない」といった悩みが寄せられることがあり、委託先を探す際には契約周りには十分注意したいところです。

▼代行会社と相性が合わない

レンタルスペース運営代行会社は、複数のオーナーと契約し、一括でまとめて管理運営しています。そのため、オーナーからの依頼に対応できるキャパシティにも限界があります。例えば、「1日に1回、料金を変更して、どの金額が最も予約率が高いか試してみたい」という依頼には、ほとんどの代行会社が対応できないのではないかと思います。

清掃だけ、問い合わせ対応だけ委託したいけど、他の売上分析や施策実行は自分でやりたい等、オーナーご自身の希望と代行会社の運営方針が合うかどうかは、契約前に確認しておくと良いでしょう。