レンタルスペースの運営代行会社とは、レンタルスペースの企画/運営を代行し、
- 遊休不動産の再生（収益化）
- 売上アップ
- オーナー様の負担軽減
などをサポートする会社です。
そんなレンタルスペース運営代行会社について、今回は詳しくお話ししていきます！
[最終更新：2024/3/7]
[配信：2021/9/16]
目次
レンタルスペースとは
レンタルスペースとは、利用用途に合った場所を数十分〜/数時間〜レンタルすることができる時間貸しのスペースシェアリングサービスです。
様々なタイプのレンタルスペースをスマホから簡単に予約することができ、最近では法人/個人問わず多くの方々に利用されるようになりました。
〈レンタルスペースの例〉
- 貸会議室、セミナールーム
- ワークスペース、ワークブース
- パーティースペース
- 撮影スタジオ、ダンススタジオ
- サロンスペース など
シェアオフィスなどと異なる点は主に、
- 必要な時だけ借りることができ、利用した分だけ料金を支払えば良いのでお得に利用することができる（月額制や会員制ではない）
- オープンスペースではなく個室(貸切)で利用でき、周りを気にしなくて良い
という点ではないでしょうか。
不動産オーナーや不動産管理会社、不動産を賃貸しているサラリーマンなど、様々な方がレンタルスペースを運営しています。
※業界内では、レンタルスペースを運営する事業主を”ホスト”、レンタルスペースの利用者を”ゲスト”と呼ぶ。
レンタルスペースの運営代行会社とは？
レンタルスペースの運営代行会社とは、レンタルスペースの企画/運営を代行し、遊休不動産の再生(収益化)、売上アップ、オーナー様の負担軽減などをサポートする会社です。
レンタルスペース運用では、スペースの立ち上げ、維持管理業務、利用者とのやり取りなど、オーナー様のやらなければいけない業務が多く発生します。
運営代行会社にこれらの業務をワンストップで依頼することで、オーナー様は自主運営する必要がなくなり、ほとんど何もせずにレンタルスペースを運営することが可能になります。
運用代行の流れ
レンタルスペース運営代行のおおよその流れは下記の通りです。
- 問い合わせ
- 希望スペースのヒアリング
- 物件紹介/持込み物件の内見
- 用途やデザインの提案、備品選定
- 備品の発注、設置手配
- スペースの立ち上げ、撮影
- 予約ページの作成
- 運用スタート
- ゲスト利用
- お支払い
詳しくは下記記事をご覧ください。
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代行業務の範囲
レンタルスペース運用に必要な業務は大きく分けて下記の3つです。
- 運用開始までに必要な業務
- 運用中に必要な業務
- 撤退時に必要な業務
代行会社が行える業務をそれぞれ詳しく説明していきます。
※代行業務の範囲や内容は会社によって異なるため、必ず各会社に直接確認してください。
運用開始まで
物件探し
- 候補物件の内見、提案
- 持ち込み物件の場合、レンタルスペースを運営しても良い物件であるかどうかを確認
最寄駅の乗降客数が10万人を超えるエリアであれば、ある程度どのようなタイプでも一定の需要を見込めます。一方、最寄駅から徒歩15分以上かかる、郊外にある、狭い物件等の物件については、どのようなタイプであればゲスト利用を獲得できるか調査が必要です。
その他、立地や物件選定のポイントを下記記事にまとめていますのでぜひご覧ください。
合わせて読みたい記事
スペースの企画、立ち上げ
- どんなレンタルスペースにするかを提案
- スペースのレイアウトや備品決め
- 什器備品の購入
- 什器備品の搬入、設置
- ゴミ回収業者手配
- 掲載用のスペース写真を撮影
- Wi-Fiの設置/光回線工事手配
維持/管理に関する準備
- 防犯カメラの設置
- 利用方法や注意事項などを案内するゲスト用マニュアルの作成、設置
- 清掃スタッフの採用、指導
予約サイトの作成
- 各マッチングプラットフォーム(予約サイト)にスペース情報を掲載
- 公式サイトの作成
- 全予約サイトのカレンダー連携
マッチングプラットフォームには全国のレンタルスペース情報が掲載され、ゲストはその中から希望のスペースを選び予約や決済を行います。
代表的なサイトは、SPACE MARKET（スペースマーケット ）、Instabase（インスタベース ）です。
スペースの種類によっては、SPACEE（スペイシー）、会議室.com（会議室ドットコム）などの他サイトにも掲載をします。
上記の作業が完了して、ようやくスペースの運用を開始することができます。
運用中
ゲスト対応、予約管理
- 問い合わせ対応（電話、メール）
- クレーム/トラブルの一次対応
- キャンセル対応
- ダブルブッキングの対応
- 返金対応
- 見積書/領収書の作成
- リクエスト予約の承認
- カレンダーブロック
ゲストからの問い合わせ数は運営するスペースタイプにより異なりますが、利用人数が多いほど問い合わせ数は増える傾向にあります。パーティースペースのような設置している備品が多岐にわたる場合は、細かく具体的な問い合わせが多い傾向があります。
多い日には1日4,5組のゲストに利用されることもあり、様々なトラブルが発生します。
代行業者を利用していない場合、オーナー様はその都度現場へ向かい対応する必要が出てくるかもしれません。
問い合わせの例【質問系】
- たこ焼きパーティーをしたいのですがお皿は何枚ありますか？
- コンセントは何口ありますか？
- 〇〇を持ち込んでも良いですか？
問い合わせの例【トラブル系】
- テーブルを移動しようとしたら、倒れてガラス天板を割ってしまった
- トイレが詰まって水が流れない
- 鍵をエレベーターの隙間に落としてしまった
スペースの管理
- 清掃
- ゴミ回収
- 消耗品の補充
- 破損、汚損時の補修
- トラブル一次対応
その他
- 売上集計
- 売上対策
- 掲載情報の更新（備品変更、価格調整、画像変更など）
撤退時
ゲスト対応、予約管理
- カレンダーブロック
- 予約のキャンセル対応
- 返金対応
退去手配
- Wi-Fiの解約
- 備品の撤去、回収
- ゴミ回収業者の手配
- 清掃
- 退去立ち会い
その他
- 譲渡の手続き対応
代行費用の相場と料金形態
運営代行会社を利用する際の費用についてご説明します。
かかる費用は大きく分けて下記の2つです。
- スペース立ち上げ時にかかる初期費用
- 運営中に毎月かかる月額費用
費用の内訳については、下記記事の説明をご覧ください。
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初期費用
運営スタートまでの業務にかかる費用です。
相場は大体20万円〜。
ただ、スペースの種類や代行範囲によって異なるため、各業者に見積もりを必ず出してもらいましょう。
月額費用と料金形態
月額費用は、金額が決まっている固定型と、売上によって変動する報酬型があります。
運営代行会社に支払う月額費用の料金形態は下記の3パターンです。
❶ 完全成果報酬型
❷ 固定型
❸ 複合型(成果報酬＋固定)
❶ 完全成果報酬型（定率制）
売上から決められた割合の料金を支払うパターンです。
この支払いパターンを採用している会社が多く、売上の10％前後が相場です。
成果報酬型のメリット
○ 売上が低い月は、その分代行費用も低くなるため赤字になるリスクが低い
○ 余計な費用を支払わなくて良い
成果報酬型のデメリット
× 売上額によって毎月の代行費用も変動するため予算管理がしづらい
× 売上が高い月は、その分代行費用も高くなる
❷ 固定型（定額制）
月々に定額の料金を支払うパターンです。
金額はスペースの種類やどの業務までを代行するかによって変動しますが、1万円弱〜が相場です。
固定型のメリット
○ 売上が大きい月は利益も大きくなる
○ 予算管理がしやすい
固定型のデメリット
× 売上が良くない月も決められた額を支払わなくてはいけない為、赤字になるリスクが高い
× 代行会社に固定費用以上の動きを求めにくい
❸ 複合型（成果報酬＋固定）
❶の完全成果報酬型と❷の固定型を組み合わせた料金形態です。
完全成果報酬型と同じく、この支払い形態を採用している会社もあります。
複合型のメリット
○ 固定型と成果報酬型のメリットを得ることができ、無駄なコストがかからない
複合型のデメリット
× 固定費用が高いとコストがかかる可能性がある
運営代行会社は利用するべき？
運営代行会社を利用した方が良いかどうかは、どんな目的でレンタルスペースを運営しているのかによって異なります。
レンタルスペース運用をする上で自分が一番大事にしたいこと、優先したいことは何か、を整理した上で検討してみましょう。
代行会社を利用するメリット
- 代行会社のノウハウに頼ることができる
- 清掃、緊急対応など、現場での作業も委託できる
- 問い合わせ対応をしなくて良い
- クレーム対応をしなくて良い
- コストや工数が抑えられるかもしれない
など
運営代行がおすすめな人
- 他の仕事もしていてスペース管理に時間が割けない
- スペース数が増えてきて自己管理に限界がきた
- 他の都道府県でもレンタルスペースを運営したい
- レンタルスペースの運営方法を見直してコスト/工数を抑えたい
- レンタルスペースを事業として始めたいが知識がないので不安
- 空き部屋の活用案を求められたがどうしたら良いか自分では分からない
- 予算消化でレンタルスペースをやりたい
- 面倒くさいので最初から最後までまとめて外注したい
代行会社を利用するデメリット
- 代行会社の運営ルールに則らなければならない
- 売上の入金までタイムラグがある
- 代行会社が対応可能なマッチングプラットフォームにしか掲載できない
- （賃貸の場合）近隣住民、管理会社、組合の対応までは委託できない
- 自分で運営するよりコストがかかるかもしれない
など
運営代行に向いていないかもしれない人
- 実践して運営ノウハウを身につけたい
- 自分で運営したり試行錯誤するのが楽しい
- ポスピタリティの高いスペースを目指したい
- 業務の一部だけを外注したい（撮影だけ/電話対応だけ など）
- 自宅の近くにスペースがあり管理に不便はない
※代行会社によって代行範囲や内容が異なるため、上記の人でも運営代行が向いているケースがあるかもしれません。検討している代行会社に直接確認してからご判断ください。
運営代行会社の4つの選び方
次に、レンタルスペースの運営代行会社を選ぶ際の主なポイントをご紹介します。
❶ 費用と料金形態
❷ 代行範囲
❸ 実績と強み
❹ 契約期間
費用と料金形態
まずは上記でお話ししたように、金額や料金形態などが自分のスペースにマッチしているかどうかという点です。
いくら業務を全て委託できて自分で運営する必要がない形にできたとしても、赤字になってしまっては意味がありません。
※目的が”利益を出すこと”ではない場合は考え方が異なってきます。
代行会社によって金額や支払いのタイミング、支払い方法など、異なる部分もありますので、契約前に必ず確認することが重要です。
代行範囲
レンタルスペース運営代行会社は複数のオーナー様と契約をしており、多くのスペースを一括管理しています。
そのため、オーナー様からの依頼に対応できるキャパシティにも限界があります。
例えば「1日に1回料金を変更して、どの金額が最も予約率が高いか試してみたい」という依頼には、ほとんどの代行会社が対応できないのではないかと思います。
オーナー様の希望と代行会社の業務範囲が合うかどうかは、契約前に確認しておきましょう。
最近はクラウドワークスなどで、掲載画像の撮影に特化したカメラマンや、予約サイトへの掲載作業だけ代行してくれる方を探すことも可能です。
電話代行サービスや清掃業者だけで十分だというケースもあるかもしれません。
「売上分析や施策実行は自分でやりたい」
「お部屋作りは終わっているから運営から外部に委託したい」
「全て外部に委託したい」
「こまめな売上対策も一緒に考えてほしい」
「現地対応をやってくれる人はいないか」
「パソコンが苦手だから予約サイトを作ってほしい」
など、自分で行いたい業務と委託したい業務を整理してみてください。
実績と強み
レンタルスペースの代行会社であればどこの会社でも良いというわけではありません。
オーナー様の目的や悩み、運営しているスペースの種類に合った強みを持っている会社を選ぶのも重要なポイントです。
例えば、貸し会議室の運営が得意な代行会社にパーティースペースの運営を委託すると、その会社にはかなりの負担がかかってしまうはずです。
これは、貸し会議室とパーティースペースの運用方法/問い合わせ内容/トラブルの内容などが異なるためです。
代行会社によって強みは異なりますので、検討している代行会社の実績は必ず確認するようにしましょう。
契約期間
当然のことですが契約期間の縛りは短く、解約違約金がない代行会社が理想です。
レンタルスペースの収益性は、最近であればコロナウイルスによる行動制限の影響や季節性、近隣の競合スペース有無など様々な要因で変動が起きます。
「近隣に競合スペースが増えて収益が悪化し回復の見込みもないが、契約期間の縛りがあり撤退できない」といった悩みが寄せられることがあり、委託先を探す際には契約周りには十分注意したいところです。
レンタルスペースの運営代行ならメトロミニッツ
当社は、レンタルスペースの企画・運営支援サービス「METROMINUTES（メトロミニッツ）」を運営しております。
メトロミニッツの特徴
- 全国にレンタルスペース900室以上を運営中
- 電鉄会社、不動産管理会社、大手飲食チェーン、商業施設等、取引実績多数
- 自社予約システムを活用し、集客コストを圧縮
- 防音ワークボックスの導入、運営代行も可能
こんな不動産オーナーにおすすめ
- 「ワークボックス」を導入したい
- 所有する不動産が空室で困っている
- 所有ビルの空室を埋めてバリューアップしたい
- CSRの一環として地域住民に有益に活用してもらえるレンタルスペースを導入したい
- 投資としてレンタルスペースビジネスをはじめたい 等々
レンタルスペースの導入から運営支援までワンストップで対応可能ですので、お気軽にご相談ください。オンライン面談、電話、対面など柔軟に対応させていただきます。
