ホーム 最新情報・ノウハウ 【初心者必見】レンタルスペース運営中にやるべきこと7つ|清掃・問い合わせ対応など

【初心者必見】レンタルスペース運営中にやるべきこと7つ|清掃・問い合わせ対応など

レンタルスペースは賃貸のお部屋などと異なり、不特定多数の方が入れ替わり利用しています。

そのため、運用がスタートしてからも実はやらなければいけないことがたくさんあります。

そこで今回は、レンタルスペースをスタートしてから運営者(以下、ホスト)がしなければいけないこと、した方が良いことを7つご紹介します!

 

目次
1、運営中にやることは意外とたくさん!
2、定期的に行う日常業務【5つ】
3、必要に応じて行うイレギュラー業務【2つ】

4、無理のない管理体制を

運営中にやることは意外とたくさん!

レンタルスペース運営中にするべきことは大きく分けると、

  • 定期的に行う日常業務
  • 必要に応じて行うイレギュラー業務

の2つがあります。

 

ご自身のお住まいやお仕事、スペースの使われ方などによっては、管理を継続することが難しくなってしまう可能性もあります。

必ずレンタルスペース運用をスタートさせる前に、どこまでが自分で対応可能か、できない部分をどう対応するかを確認するようにしましょう。

定期的に行う日常業務【5つ】

1、室内清掃

 

 

レンタルスペースは常に新しい人に利用されます。
全ての利用者(以下、ゲスト)が利用後に清掃をしてくれたり、備品を正しい位置に戻してくれたりする訳ではありません。
そのため、定期的な室内清掃が必須になります。

利用頻度にもよりますが、数日〜2週間に一回はするようにしましょう。
特にパーティールームは、会議室などに比べて汚れが多いので、多い場合は予約毎に清掃をする必要があります。

 

2、備品補充
トイレットペーパーやハンドソープなどの消耗品を切らさないように補充する必要があります。
利用頻度がとても多いスペースは、消耗のスピードも速くなるので注意が必要です。

会議室は、ホワイトボードマーカーなども。
パーティーは、キッチンペーパーやラップ類、シンクネット、ゴミ袋、ウェットティッシュなど、消耗品がよりたくさんあると思います。

また、エアコンやプロジェクター、テレビなど、リモコンの電池切れも注意しましょう!

 

3、問い合わせ対応

上記で述べたように、レンタルスペースは常に新しい方に利用されます。
掲載ページに写真や詳細説明は入れていると思いますが、利用者からするとそれだけではわからない部分がたくさん。

 

  • 天井の高さはわかりますか?
  • お皿の大きさは何センチですか?
  • 商品の型番や使い方はわかりますか?
  • 〇〇の利用は可能ですか?
  • 荷物を置いて行ってもいいですか?
  • 利用日までに〇〇が知りたいんですが

などなど

 

私たちも、「そんなところが気になるの?!」と面白く驚くような問い合わせを日々うけております。
場合によっては現地を再確認しなければ分からないことも。

 

 

4、予約の在庫管理

 

レンタルスペースは基本、複数の掲載サイトにスペースを掲載します。
その方が多くの人の目にとまり、予約が入りやすくなるからです。
※多ければ多い方が良いという訳ではありません。

 

そのため、予約サイト間で利用時間と空き時間(在庫)を連携し、ダブルブッキング(複数の予約が同じ時間帯にはいってしまうこと)を防ぐ必要があります。
googleカレンダーなどを使って自動連携も可能です。

 

ただ、公式サイトなど独自の予約サイトも使っている場合や、googleカレンダー連携に対応していない予約サイトに掲載する場合は、一つのサイトから予約が入った際に、他のサイトのカレンダーも手動で抑えなければいけなくなる場合があります。

ダブルブッキングは必ず避けたいですので、カレンダー連携や在庫管理は必ず行うようにしましょう。

 

5、予約のリクエスト承認
レンタルスペースでは、「リクエスト予約」という予約方法があります。
これは、ダブルブッキングを避けたり、ホストがプライベートで利用したい時間と被っていないかチェックするための方法です。

ゲストが予約したい日時のリクエストを出し、ホストがそれを承認/拒否をします。

そのため、常にリクエストが来ていないかチェックをし、リクエストが来たら問題なく予約を入れて良いか確認するという作業が発生します。

必要に応じて行うイレギュラー業務【2つ】

6、トラブル対応

  • お部屋の経年劣化
  • ゲストの悪質行為や勘違い
  • 隣のマンション工事
  • 隣人の迷惑行為
  • ホストの管理不足

などの要因で、大小様々なトラブルがたびたび発生します。

 

その都度ホストは

  • 現地の様子を確認する
  • 壊れた備品を交換する
  • 業者を手配する
  • 利用者に謝罪をする

などの対応が必要になります。

 

緊急で現地に駆けつけなければならないことも。

対応によってはクレームに繋がることもあるので、トラブル対応はとても重要です。

 

7、売上対策(原稿修正、備品追加など)

 

運営がスタートしてから、全てのスペースが順調なわけではありません。
常に売上対策やより良いスペースになるための改善が必要です。

売上が低くなってしまった場合は何が原因なのか考えたり、改善点が見つかったらその対応をする必要があります。

 

例)備品の交換/グレードアップ、改装、金額変更、予約ページの修正、再撮影、大掃除 など

 

無理のない管理体制を

レンタルスペースは運営中もやらなければいけないことが意外とたくさんあります。

ご自身で全てをやると大きな費用はかからず良いですが、交通費がかかったり、時間に縛られてしまったりというデメリットも。

 

全て一人でやろうとせず、

  • 病気などになった際に代わりに対応してくれる人を探しておく
  • 清掃はアルバイトを雇う
  • 運営代行会社に依頼する

など対策し、長く継続できる無理の無い管理体制を心がけましょう!

 

 


 

  • 自分で管理するのは面倒くさい
  • 日中は働いているので問い合わせ対応ができない
  • 一部分だけ業務を誰かに頼みたい

 

など、レンタルスペースの運営についてお悩みがある方は、ぜひ運営代行をご検討ください。

オンラインでの無料相談も受け付けております。

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